Sprawozdanie roczne DGSA/ADR — jak przygotować i kiedy złożyć

1. Kim jest doradca DGSA?

DGSA (Dangerous Goods Safety Adviser) — Doradca ds. Bezpieczeństwa w Zakresie Transportu Towarów Niebezpiecznych — to osoba posiadająca certyfikat potwierdzający kompetencje do doradzania przedsiębiorcom przewożącym towary niebezpieczne. Obowiązek posiadania DGSA wynika bezpośrednio z przepisów ADR (dział 1.8.3) — Umowy Europejskiej dotyczącej Międzynarodowego Przewozu Drogowego Towarów Niebezpiecznych.

W Polsce certyfikat DGSA wydaje Transportowy Dozór Techniczny (TDT) po zdaniu egzaminu pisemnego. Certyfikat jest ważny przez 5 lat i wymaga odnowienia przed upływem tego terminu (szkolenie + egzamin lub egzamin weryfikacyjny).

Towary niebezpieczne objęte ADR obejmują wszystkie klasy zagrożeń: materiały wybuchowe (klasa 1), gazy (klasa 2), ciecze zapalne (klasa 3), materiały żrące (klasa 8), odpady niebezpieczne (klasa 9) i inne — łącznie 9 klas zagrożeń.

2. Kto musi mieć doradcę DGSA?

Obowiązek wynika z art. 1.8.3.1 ADR — doradca jest wymagany dla każdego przedsiębiorcy, którego działalność obejmuje przewóz towarów niebezpiecznych drogą lądową lub związane z nim czynności pakowania, załadunku, napełniania lub rozładunku.

3. Obowiązki doradcy DGSA

Art. 1.8.3.3 ADR precyzuje zakres obowiązków doradcy. Nie jest to tylko formalność — DGSA ma realną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa operacji transportowych.

• Monitorowanie przestrzegania przepisów Bieżący nadzór nad zgodnością operacji z wymogami ADR — dokumenty przewozowe, oznakowanie, opakowania
• Doradztwo dla przedsiębiorcy Doradztwo w zakresie środków i procedur mających na celu ułatwienie wykonywania operacji w sposób zgodny z przepisami ADR
• Sporządzanie sprawozdania rocznego Obowiązkowe roczne sprawozdanie z działalności przedsiębiorcy w zakresie towarów niebezpiecznych (art. 1.8.3.3 ADR)
• Analiza wypadków i incydentów Badanie i sporządzanie raportów powypadkowych dla kierownictwa lub właściwego organu; wyciąganie wniosków i rekomendacji
• Weryfikacja procedur operacyjnych Sprawdzanie procedur załadunku, napełniania, rozładunku i przewozu; nadzór nad kompletacją dokumentów
• Szkolenia pracowników Organizowanie i nadzorowanie szkoleń pracowników (kierowcy, pracownicy magazynów, pakujący) zgodnie z wymaganiami ADR
• Ocena pojazdów i wyposażenia Weryfikacja stanu technicznego i wyposażenia pojazdów ADR, ważności dopuszczeń i certyfikatów
• Kontrola opakowań i oznakowania Nadzór nad prawidłowością opakowań, nalepek ostrzegawczych, tablic pomarańczowych i dokumentacji
• Prowadzenie rejestru transportów Rejestrowanie operacji transportowych dla celów sprawozdawczości rocznej i kontroli
• Analiza ryzyka Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka dla poszczególnych operacji; wdrażanie środków zapobiegawczych
• Kontakt z organami kontrolnymi Współpraca z ITD, TDT i innymi organami podczas kontroli i postępowań administracyjnych

4. Sprawozdanie roczne DGSA — obowiązek prawny

Obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania z działalności wynika wprost z art. 1.8.3.3 ADR. Przepis stanowi, że doradca jest zobowiązany sporządzić roczne sprawozdanie z działalności przedsiębiorcy w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych i przekazać je kierownictwu tego przedsiębiorcy lub właściwemu organowi.

W polskim prawie krajowym obowiązek ten jest powtórzony w Ustawie z dnia 19 sierpnia 2011 r. o przewozie towarów niebezpiecznych (Dz.U. 2011 nr 227 poz. 1367 z późn. zm.). Naruszenie tego obowiązku podlega karze administracyjnej na podstawie przepisów tej ustawy.

5. Termin złożenia sprawozdania

Choć przepisy ADR wskazują na termin końca marca, kluczowe jest, aby sprawozdanie było dostępne dla organów kontrolnych przez minimum 5 lat od jego sporządzenia. Inspektor ITD może zażądać okazania sprawozdań za kilka poprzednich lat — brak archiwum to dodatkowe naruszenie.

Co jeśli firma nie miała transportów w danym roku?

Jeśli przedsiębiorca posiadający DGSA nie wykonywał żadnych transportów towarów niebezpiecznych w roku sprawozdawczym, sprawozdanie nadal musi być sporządzone — z adnotacją o braku działalności w tym zakresie. Brak operacji nie zwalnia z obowiązku dokumentacyjnego.

6. Co musi zawierać sprawozdanie

Przepisy ADR 1.8.3.3 wskazują elementy, które sprawozdanie powinno obejmować. Poniżej pełna lista wymaganych informacji:

• Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy i doradcy Nazwa, adres i NIP firmy; imię, nazwisko i numer certyfikatu DGSA; okres ważności certyfikatu
• Wykaz klas i rodzajów przewożonych towarów niebezpiecznych Klasy ADR, numery UN, nazwy przewozowe towarów, grupy pakowania
• Ilości przewożonych towarów Szacunkowe masy lub objętości przewiezionych towarów niebezpiecznych w roku sprawozdawczym
• Liczba i rodzaj wykonanych operacji Liczba transportów, załadunków, rozładunków; tryb przewozu (sztukowy, luzem, cysterny)
• Wypadki i incydenty ADR Opis zdarzeń (wycieków, wypadków drogowych z udziałem towarów niebezpiecznych, pożarów), ich przyczyny i skutki
• Wnioski i zalecenia doradcy Ocena stanu przestrzegania przepisów ADR przez przedsiębiorcę; zidentyfikowane niezgodności i podjęte działania korygujące
• Plan działań na rok kolejny Propozycje usprawnień, planowane szkolenia, inwestycje w bezpieczeństwo, aktualizacje procedur
• Szkolenia pracowników Zestawienie przeprowadzonych szkoleń: daty, tematy, uczestnicy (imiona i nazwiska), czas trwania
• Stan floty pojazdów ADR Wykaz pojazdów ADR, ważność dopuszczeń i zaświadczeń kierowców, wymagane wyposażenie

7. Jak przeprowadza się kontrolę ITD

Kontrolę przedsiębiorców w zakresie ADR przeprowadza Inspekcja Transportu Drogowego (ITD). Kontrole dzielą się na dwa rodzaje: drogowe (na trasie) i w siedzibie przedsiębiorcy.

Kontrola drogowa

Inspektor ITD zatrzymuje pojazd podczas jazdy i sprawdza kompletność i prawidłowość dokumentów przewozowych, stan oznakowania i tablic ADR, certyfikaty kierowcy, wyposażenie pojazdu (gaśnice, kliny, oświetlenie ostrzegawcze, instrukcje pisemne). Może sprawdzić też dokumenty dotyczące DGSA.

Kontrola w siedzibie (kompleksowa)

Bardziej szczegółowa — inspektor bada całą organizację przewozów towarów niebezpiecznych w firmie:

• Certyfikat DGSA Ważny certyfikat doradcy; umowa o świadczenie usług DGSA (jeśli zewnętrzny)
• Sprawozdania roczne DGSA Sprawozdania za ostatnie lata (zwykle 3–5 lat wstecz); podpis doradcy i potwierdzenie odbioru przez kierownictwo
• Rejestr transportów Dokumentacja poszczególnych transportów: towary, ilości, trasy, kierowcy, daty
• Dokumenty przewozowe Prawidłowość formatów dokumentów ADR; kompletność wymaganych danych
• Szkolenia pracowników Rejestry szkoleń z podpisami uczestników; ważność zaświadczeń kierowców ADR
• Raporty powypadkowe Dokumentacja zdarzeń (jeśli wystąpiły) i podjętych działań korygujących
• Procedury wewnętrzne Instrukcje dla pracowników, plany awaryjne, procedury postępowania w sytuacjach wyjątkowych

8. Kary za brak DGSA i sprawozdania

Ustawa o przewozie towarów niebezpiecznych przewiduje kary administracyjne za naruszenie przepisów ADR. Kary są nakładane przez ITD w drodze decyzji administracyjnej.

Oprócz kar pieniężnych, ITD może skierować wniosek do właściwego organu o cofnięcie zezwolenia na transport towarów niebezpiecznych. W przypadku powtarzających się naruszeń lub wypadków z udziałem towarów niebezpiecznych, sprawa może trafić do prokuratury (odpowiedzialność karna za narażenie życia i zdrowia).

9. Narzędzie: adr.saaslab.pl

Moduł sprawozdań rocznych w adr.saaslab.pl jest zaprojektowany tak, aby skrócić czas przygotowania sprawozdania z kilku godzin do kilkunastu minut.